Digitalizacja, AI i strony internetowe
Digitalizacja u nas nie jest modą — to ciągłość 30 lat pracy biurowej. Robi ją spółka siostrzana Efektio, w tym samym ekosystemie rodzinnych firm.
Większość firm nie potrzebuje „transformacji cyfrowej”. Potrzebuje mniej ręcznej pracy przy dokumentach, wspólnego miejsca na pliki i narzędzi, z których zespół naprawdę korzysta. Zaczynamy od tego, co firma już ma, i dokładamy automatyzację, AI albo stronę internetową dopiero wtedy, kiedy to realnie pomaga.
Dla kogo
Współpraca ma największy sens wtedy, kiedy firma chce usprawnić konkretny obszar pracy — nie wtedy, kiedy wszystko trzeba budować od zera.
- firmy zatrudniające od kilku do kilkudziesięciu osób,
- zespoły, które chcą mieć dokumenty i pliki w jednym, wspólnym miejscu,
- firmy działające jednocześnie w Polsce i w Czechach,
- zespoły, którym zależy na mniej ręcznej pracy przy powtarzalnych czynnościach,
- właściciele, którzy wolą gotowe rozwiązanie niż samodzielny wybór narzędzi.
Zakres
Audyt procesów i dokumentów
Sprawdzamy, jak krążą dokumenty i informacje w firmie, gdzie tracone są godziny i które czynności warto uprościć albo zautomatyzować. Wynikiem jest mapa procesów z listą rekomendacji uszeregowanych według efektu.
Fundament cyfrowy — Microsoft 365
Wdrożenie i konfiguracja Microsoft 365: poczta firmowa, SharePoint, Teams, uprawnienia, kopie zapasowe i zasady bezpieczeństwa. Migracja plików do jednego, uporządkowanego miejsca.
Obieg dokumentów
Elektroniczny obieg faktur i dokumentów wraz z akceptacją, historią zmian i archiwizacją. Bezpośrednie połączenie z obsługą księgową, jeżeli prowadzi ją Account Professional a.s.
Automatyzacja
Usunięcie powtarzalnych czynności: automatyczne przekazywanie dokumentów, powiadomienia o terminach, generowanie zestawień, przepływ danych między narzędziami.
Sztuczna inteligencja w praktyce
Konkretne zastosowania zamiast eksperymentów: odczytywanie danych z dokumentów, przygotowywanie odpowiedzi i podsumowań, asystenci oparci o wiedzę firmy, tłumaczenia robocze polsko-czeskie. Zawsze z ustaleniem, jakie dane mogą trafić do narzędzia.
Szkolenia i opieka
Wdrożenie zespołu w nowe narzędzia i wsparcie po uruchomieniu — tak, żeby rozwiązanie faktycznie było używane na co dzień.
Strony internetowe
Oprócz procesów i narzędzi pomagamy firmie pojawić się w sieci: prosto, szybko i bez rozbudowanych systemów, których później nikt nie utrzymuje. Szczególnie przydatne przy starcie spółki w Czechach.
- strona firmowa albo prosta wizytówka,
- domena, hosting i poczta firmowa,
- teksty po polsku i po czesku,
- profil firmy w Google i podstawowe SEO,
- opieka i drobne aktualizacje po uruchomieniu.
Domenę i pocztę można przygotować równolegle z rejestracją firmy — tak, żeby od pierwszego dnia był firmowy adres e-mail i strona do pokazania kontrahentowi.
Jak przebiega wdrożenie
- 01
Rozmowa wstępna
ustalenie, co ma się zmienić i jaki efekt jest potrzebny.
- 02
Audyt
mapa procesów i lista rekomendacji z szacowanym efektem.
- 03
Plan i wycena
kolejność działań, terminy i koszt.
- 04
Wdrożenie
etapami, tak żeby firma pracowała bez przerw.
- 05
Szkolenie
praca z zespołem na rzeczywistych przykładach.
- 06
Opieka
wsparcie i dalszy rozwój rozwiązania.
Powiązanie z księgowością
Dla klientów korzystających z naszej księgowości najszybszy efekt daje zwykle uporządkowanie obiegu dokumentów księgowych: faktury trafiają do jednego miejsca, są akceptowane elektronicznie i automatycznie przekazywane do zespołu księgowego.
FAQ
Zacznijmy od jednej konkretnej rzeczy
Nie trzeba zmieniać całej firmy naraz. Wystarczy wskazać proces, narzędzie albo stronę, która ma największe znaczenie — od tego zaczniemy.